Privacystatement OLD JOHN

U deelt allerlei persoonsgegevens met ons. Als u zelf met ons contact opneemt of als wij contact met u opnemen in het kader van onze dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met deze gegevens. In deze verklaring leest u hoe we omgaan met uw gegevens en met uw privacy.

OLD JOHN verzorgt voor particulieren en bedrijven levering van humidors en wijnklimaatkasten en bijbehorende producten.

OLD JOHN gevestigd in Capelle aan den IJssel.

Hieronder treft u een overzicht aan van alle onderwerpen die in dit Privacy statement zijn geregeld.
• Wat zijn persoonsgegevens en wat is “verwerken”?
• Van wie hebben we persoonsgegevens?
• Hoe verzamelen wij uw gegevens?
• Welke gegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden?
a. welke persoonsgegevens?
b. Voor welke doeleinden?
• De wettelijke grondslag voor de verwerking
• Bewaartermijn
• Uw rechten
• Verstrekking van gegevens aan derden
• Bescherming
• Vragen
• Wijzigingen in dit privacy statement

Wat zijn persoonsgegevens en wat is “verwerken”?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee we u kunnen identificeren. U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent of als u om andere redenen contact met ons hebt. Denk aan uw naam, uw telefoonnummer of uw e-mailadres, het IP-adres van uw computer Het gaat om gegevens die herleidbaar zijn naar u als persoon. Als u een zzp-er of een eenmanszaak, vof of maatschap hebt dan zijn die gegevens ook persoonsgegevens want ze zijn direct herleidbaar tot u in persoon.

Verwerken is een begrip uit de wet. Het is een heel breed begrip. Het gaat om alles wat je kunt doen met persoonsgegevens. Van verzamelen tot vernietigen. De wet noemt bij verwerken:  het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

Van wie hebben we persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegeven van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met ons. Daarbij is niet relevant of u klant van ons bent. Het kan ook zo zijn dat we uw gegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening aan een klant, bijvoorbeeld omdat u werkzaam bent bij een klant van ons.

Hoe verzamelen wij uw gegevens?
OLD JOHN kan uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren verkrijgen. Het kan zijn dat u die zelf bij OLD JOHN aanlevert omdat u gebruik wilt maken van onze diensten. We kunnen daarnaast persoonsgegevens ontvangen van anderen. Ook dat vindt dan doorgaans plaats in het kader van onze dienstverlening. De vastlegging van persoonsgegevens is vaak onontkoombaar in het kader van de uitvoering van onze diensten.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden?

a. Welke persoonsgegevens?
OLD JOHN verzamelt allerlei verschillende persoonsgegevens, afhankelijk van het doel dat daarmee wordt nagestreefd. U kunt daarbij denken aan de volgende gegevens:
• Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en dat van uw bedrijf of stichting. En namen van contactpersonen en vertegenwoordigers van uw bedrijf.
• De gegevens die op uw identiteitsbewijs staan.
• Uw rol (bijvoorbeeld gemachtigde, wettelijk vertegenwoordiger, bestuurder of borg).
• Naam en rekeningnummer van degene die opdracht geeft voor een betaling of deze ontvangt.
• Informatie over contact dat u met ons had. Bijvoorbeeld: waarover ging het contact (aard van de dienst, advies, aanbieding, servicegesprek, bericht, klacht, informatie, betaling doen).
• Gegevens uit openbare bronnen zoals het insolventieregister (informatie over faillissementen en schuldsaneringen).

Bijzondere persoonsgegevens

Gevoelige, bijzondere persoonsgegevens mogen door ons niet verwerkt worden. Hieronder wordt verstaan : ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze opvattingen, lidmaatschap vakvereniging, gezondheid gegevens, seksueel gedrag, seksuele gerichtheid, genetische gegevens, biometrische gegevens, genetische gegevens,
Strafrechtelijke persoonsgegevens mogen door ons niet verwerkt worden: dit zijn gegevens die te maken hebben met strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

b. Voor welke doeleinden?
Algemeen
OLD JOHN kan haar diensten alleen goed uitvoeren als OLD JOHN daarbij persoonsgegevens kan opvragen en vastleggen. U kunt daarbij denken aan gegevens die nodig zijn voor het verzorgen van uw order, klacht, informatie aanvraag.

Opdrachten/overeenkomsten
Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:
• Contact met u opnemen;
• Onderzoeken of u klant bij ons kunt worden;
• Uw aanvraag voor- of wijziging van een opdracht beoordelen,
• Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn.
• Uw opdrachten beheren (bijvoorbeeld contactmomenten leggen we vast zodat we kunnen zien waar we het eerder met u over hebben gehad. )

De Wettelijke grondslag voor verwerking
Wij mogen uw persoonsgegevens verwerken op tenminste een van de onderstaande gronden:
• Als u ons hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven (deze toestemming mag u ook weer intrekken);
• Als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst / overeengekomen dienstverlening;
• Als dit noodzakelijk is voor ons om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Als dit noodzakelijk is om vitale belangen van u of van een andere persoon te beschermen;
• Als dit ons gerechtvaardigd belang dient, waarbij wij ook uw belang uiteraard in acht nemen.

Bewaartermijn
OLD JOHN bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, om aan andere contractuele en wettelijke verplichtingen te voldoen of voor zolang wij dit wettelijk verplicht zijn. Deze bewaartermijnen kunnen dus van geval tot geval verschillen.

Uw rechten
U kunt bij ons een verzoek indienen tot inzage, rectificatie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het feit dat OLD JOHN uw gegevens verwerkt of een verzoek indienen met betrekking tot het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Stuur daarvoor een brief, met bewijs van uw identiteit naar: OLD JOHN, Tjalk 31, 2904LL Capelle aan den IJssel. OLD JOHN stuurt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand een overzicht, dan wel een reactie op het verzoek, toe. OLD JOHN zal steeds gemotiveerd laten weten hoe het verzoek wordt behandeld en wat de uitkomst daarvan is.

Voor meer informatie of klachten over privacy, kunt u ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl). U kunt ons ook laten weten dat persoonsgegevens niet gebruikt mogen worden voor marketing activiteiten of verleende toestemming voor het gebruik van een emailadres intrekken.

Tenslotte zullen wij ervoor zorgdragen dat u uw gegevens makkelijk kan opvragen zodat u die door kan geven aan een andere organisatie. Bij voorbeeld bij de overstap naar een andere partij.

Verstrekking van gegevens aan derden
Wij kunnen uw gegevens in bepaalde gevallen vrijgeven aan of delen met derden. De verstrekking van persoonsgegevens aan derden vindt onder meer plaats indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de dienstverlening door OLD JOHN, of indien de wet of andere regelgeving dat vereist.

Dienstverlening
Om opdrachten adequaat te kunnen uitvoeren is het soms nodig om gegevens uit te wisselen met derden. We delen de gegevens alleen als dat nodig is en we delen in die gevallen zo min mogelijk gegevens.

Fraudebestrijding en wettelijke verplichtingen
Uitsluitend indien wij hiertoe wettelijk worden verplicht, worden persoonsgegevens verstrekt aan toezichthouders en opsporingsinstanties. In alle gevallen zal OLD JOHN passende maatregelen treffen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens zoveel mogelijk te waarborgen.

Ondersteunende diensten
Voor het leveren van onze diensten maken we ook gebruik van derden. Wij maken goede afspraken met dergelijke partijen alvorens wij de gegevens aan hen verstrekken. Zij zijn verplicht de gegevens te beschermen en mogen deze alleen verwerken overeenkomstig onze instructies.

Verstrekking aan andere landen
OLD JOHN kan persoonsgegevens overdragen aan andere landen. Wij doen dat alleen als het noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening ofwel als we daartoe verplicht zijn op grond van wet- en regelgeving. De wetgeving biedt niet in alle landen dezelfde mate van bescherming van persoonsgegevens. Daar waar nodig zorgt OLD JOHN ervoor dat er adequate veiligheidsvoorzieningen aanwezig zijn om alvorens de gegevens worden overgedragen.

OLD JOHN legt zo min mogelijk persoonsgegevens vast, alleen de noodzakelijke. OLD JOHN neemt bovendien de benodigde technische en organisatorische maatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Persoonsgegevens worden door OLD JOHN op een manier die een passende beveiliging van de gegevens waarborgt. Voorbeelden van beveiligingsmaatregelen zijn logische toegangsbeveiliging, beheer van autorisaties, versleutelen van persoonsgegevens en afspraken met leveranciers over informatiebeveiliging.

De gegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze verzamelen ofwel zolang dat nodig is om te voldoen aan wet- en regelgeving en om geschillen op te lossen. Als de gegevens hiervoor niet meer nodig zijn worden ze niet langer bewaard. Daar waar nodig zorgt OLD JOHN draagt dan zorg voor verwijdering van de gegevens.

Alle personen die kennis kunnen nemen van de door OLD JOHN vastgelegde gegevens, zijn gehouden aan geheimhouding van deze informatie.

Datalekken
Een data lek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. OLD JOHN is verplicht om een data lek binnen 72 uur melden aan Autoriteit Persoonsgegevens en bij degenen wiens gegevens het betreft. Die verplichting geldt niet wanneer het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betreffende personen. Datalekken worden bij OLD JOHN altijd intern geregistreerd en beoordeeld. Per geval wordt vastgesteld welke actie er nodig is om de risico’s voor de betrokkenen zo goed mogelijk te beperken.

Het is belangrijk dat alle datalekken die betrekking hebben op persoonsgegevens die door OLD JOHN worden verwerkt bij OLD JOHN worden gemeld en beoordeeld zodat we daar actie op kunnen ondernemen. U kunt datalekken telefonisch of schriftelijk aan ons melden.

Vragen, opmerkingen
Heeft u vragen of opmerkingen over ons privacy beleid, dan kunt u deze richten aan: OLD JOHN, Tjalk 31, 2904LL Capelle aan den IJssel

Wijzigingen
OLD JOHN behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy statement, bijvoorbeeld vanwege nieuwe ontwikkelingen of om conformiteit aan wet- en regelgeving te waarborgen.

Laatst gewijzigd: augustus 2022